5 tips para saber cuál es el software de contabilidad y facturación adecuado

El uso de programas de contabilidad ahorra horas de tiempo en comparación con el manejo manual de los libros y, por lo general, es más eficiente que el uso de una hoja de cálculo.

Esto se debe a que el software de contabilidad reduce o elimina la entrada de datos redundantes, como la introducción de la dirección del cliente en el presupuesto, la orden de trabajo y la factura.

Si usted es un propietario único sin empleados, con poco o ningún inventario y un puñado de clientes, es posible que ni siquiera necesite un software de contabilidad, o existen opciones de software de contabilidad gratuitas o de bajo precio disponibles.

Los propietarios de pequeñas empresas que realizan inventario, tienen más clientes o empleados ahorrarán tiempo y tendrán registros más precisos si se utiliza un software de contabilidad.

La mayoría de los programas de contabilidad son mucho más fáciles de usar de lo que eran antes, y algunos programas de contabilidad para pequeñas empresas fueron diseñados para facilitar su uso por una persona sin ningún tipo de experiencia en contabilidad.

1. ¿Qué características del software de contabilidad necesita?

Limite las opciones de software de contabilidad haciendo una lista de las características de contabilidad para pequeñas empresas que necesita para manejar su negocio. La mayoría de las características de contabilidad de las pequeñas empresas incluyen:

Gestión de inventarios

Seguimiento de ventas

Gestione los contactos de los clientes o trabaje con su software de gestión de contactos actual

Soporte de cuenta de comerciante para aceptar pagos con tarjeta de crédito

Presupuestación

Nómina

Gestión de informes de impuestos

Software de contabilidad específico del sector

Algunos programas de contabilidad están diseñados específicamente para industrias como la construcción, la fabricación y los distribuidores mayoristas. Otros sin embargo son software abiertos que pueden ser personalizados sin demasiados problemas.

Hable con otros sobre softwares de contabilidad, otros profesionales pueden ayudarte porque a lo mejor han tenido las mismas dudas que usted.

Antes de comprar un programa de contabilidad, hable con al menos otras tres personas que utilizan programas de contabilidad en empresas similares a la suya.

Discutir lo que les gusta de su programa de contabilidad y lo que necesita mejorar. Puede que no encuentre el programa perfecto pero recuerde que el objetivo es encontrar el software de contabilidad que mejor satisfaga las necesidades de su pequeña empresa.

Otra opción para saber lo bueno que es el software de contabilidad es mirar las puntuaciones de otros clientes, sabemos que puede estar alterado pero normalmente no hablan de algo que no tiene.

2. Más consideraciones sobre el software de contabilidad

Ahora que ha reducido sus opciones de software de contabilidad, lleve esta lista de preguntas con usted mientras compra software de contabilidad para pequeñas empresas.

¿El software de contabilidad crecerá con su negocio?

Averigüe si el software tiene módulos que puede agregar más adelante si es necesario. Un módulo que se agrega comúnmente después de que un negocio crece es para el cálculo de la nómina.

Si no se pueden añadir módulos, ¿se actualiza fácilmente el software a una versión más capaz del mismo software de contabilidad? O, ¿el software exporta a un formato de datos como CSV para que pueda ser leído en caso de que cambie a otro título de software de contabilidad más adelante?

¿Qué software de contabilidad soporta el soporte de su banco?

Poder descargar transacciones de su banco ahorra mucho tiempo, así que averigüe con qué software de contabilidad trabaja su banco.

¿Software de contabilidad en la nube o de escritorio?

El software de contabilidad en línea es un software basado en la web que se ejecuta de forma segura a través de un navegador de Internet.

El software de contabilidad en la nube es especialmente conveniente para acceder a los datos y registros de contabilidad de varios ordenadores.

Otra ventaja de la nube es que puede acceder a los datos de la empresa en cualquier parte del mundo, con lo cual no tendrá problemas en viajar y conectarse para saber cómo va la empresa.

Si puedo dar una recomendación clara en este aspecto, yo apuesto por la nube.

¿Se puede restringir el acceso a algunos usuarios?

Si más de una persona está utilizando el programa de contabilidad, una persona puede necesitar acceso completo a todas las funciones, pero otras pueden necesitar sólo acceso a las áreas de entrada de datos y no a los informes.

¿Viene el software de contabilidad con una versión de prueba gratuita?

Siempre es mejor si puede probar el software antes de comprarlo.

Muchas veces el periodo de prueba nos sirve para investigar un poco el programa pero no saldremos de dudas hasta un uso intensivo del mismo, pero no podemos dejar pasar la oportunidad de probarlo.

3. Opciones de soporte del software de contabilidad

Recuerde incluir los costos de soporte en su presupuesto de software de contabilidad. Algunos programas de contabilidad ofrecen asistencia por correo electrónico o por teléfono desde el momento en que usted comienza a usar el programa.

Sin embargo, es común que el costo del software de contabilidad para pequeñas empresas sea gratuito durante un período de tiempo determinado para que pueda hacer preguntas cuando empiece a utilizar el software sin incurrir en gastos adicionales.

Después de ese período de tiempo, usted paga la manutención anualmente, trimestralmente o por uso.

4. No pague por funciones que no utilizará

Un negocio más pequeño y menos complejo necesita menos funciones que un negocio más grande. ¿Recuerda la pregunta del Paso 3 sobre la actualización o adición de módulos al software de contabilidad más adelante? No importa cuán irresistibles parezcan los "silbatos y campanas" adicionales, resista la tentación de comprar más contabilidad.

En general, usted paga más por más funciones en el software de contabilidad y si su negocio crece lo suficiente como para necesitar funciones financieras más robustas, el costo está justificado.

Para las empresas más pequeñas, ahora hay suficientes opciones de software de contabilidad disponibles que no es necesario comprar en exceso.

5. ¿Utiliza un contable o un software de contabilidad?

El software de contabilidad no reemplaza a un contable para asegurar que su negocio se adhiera a las prácticas legales y aceptadas de contabilidad e impuestos.

Pero, cuando se utiliza un programa de contabilidad, se toman las tareas de contabilidad de todos los días de las manos de un contable, lo que ahorra dinero para una pequeña empresa.

Cualquier software de contabilidad tendrá los informes que necesita para dar a su contador sobre una base mensual, trimestral y anual. Los informes se pueden imprimir o se pueden entregar de forma segura a un contable electrónicamente.

Pregúntele a su contable qué informes son necesarios y asegúrese de que puede generarlos con el software de contabilidad que está considerando.