Las claves del éxito para una empresa de Contabilidad

Para una empresa de contabilidad, la clave del éxito también está en los detalles. Ofrecer los mejores servicios a sus clientes, realizar los análisis más precisos, identificar el menor punto de mejora, dar los consejos más relevantes para el resto de la producción contable.... está bien. ¡Pero hacer todo esto a tiempo es mejor!

Respetar los plazos significa asegurarse de que no se encuentra ya bajo el agua cuando tiene que hacer frente a una emergencia. Pero también, y sobre todo, se trata de, muestre a sus clientes que son importantes. La prueba: usted respeta sus compromisos y cumple con sus plazos. ¿Quieres saber cómo proceder? ¡Aquí están nuestros mejores consejos para mantenerse al día con la rutina diaria!

1. Con tareas bien definidas, ahorro de tiempo.

Puede ser comprensible quedarse atrás si las tareas que le esperan no han sido correctamente definidas de antemano. Responda algunas preguntas básicas antes de iniciar un archivo, para evitar ir y venir en los archivos:

¿Cuál es el historial de mi cliente?

¿Ha realizado inversiones importantes en los últimos años?

¿En qué mercado opera? ¿Cuáles son sus características?

¿Cómo respondo a su petición?

¿Qué documentos necesitaré?

¿Qué preguntas, si las hubiera, deberían hacerse?

2. No mezclar todo.

Esta es una regla de oro en la gestión de tareas: no se inicia un trabajo hasta que se ha terminado el anterior. Aplíquelo siempre para evitar la dispersión mental. No hay nada peor para la eficiencia que tener que recordar las características de un cliente una y otra vez... ¡porque usted extiende su estudio durante tres días en lugar de sólo un día!

3. Con recordatorios automáticos, no más olvidos.

Cuando usted dirige una empresa de contabilidad, o se ocupa de la producción contable de varios clientes importantes, es muy comprensible que se olvide de una cita, de una prestación, de una llamada... En resumen, pocos son aquellos cuya memoria es infalible. La solución milagrosa no se llama lista de tareas pendientes (esta lista de tareas a realizar que usted marca a medida que progresa). La mejor manera es configurar recordatorios automáticos, a través de Google Calendar o de su smartphone, por ejemplo. Usa Siri o Google, ahora, di "Recuérdame que llame a Martin a las 10:00 a.m. del día 8", ¡tu llamada automática estará lista!

4. Re-priorizar cada mañana.

Tómese el tiempo necesario para redefinir las cuestiones más importantes, incluso si esto significa apartarse del consejo n° 2. Esto evitará que se disperse y se pierda un proyecto crucial para uno de sus clientes.

5. Piense en sus procesos.

El hecho de no incumplir un plazo es también una cuestión de proceso, es decir, la organización de las tareas y las medidas que deben adoptarse para llevarlas a cabo. Así que establece un proceso detallado y grábalo en alguna parte. No olvides actualizarlo a medida que avanza tu proyecto, para que sepas lo que te queda por hacer.

6. Trabajar en equipo en las mejores condiciones.

En una empresa de contabilidad, pocos proyectos no requieren trabajo en equipo. Configure las cosas para facilitar la comunicación con sus empleados. Planifique "puntos" regulares sobre su progreso respectivo. En resumen, hacer que sea fácil saber dónde están los demás y viceversa.

7. Date tiempo.

¿No puedes seguir adelante? Tal vez necesites un descanso. En este caso, es mejor dejar de trabajar por completo durante unas horas (no demasiado largas tampoco...) que suspirar delante del ordenador porque no se avanza nada. En resumen, date tiempo si sientes que estás llegando a la saturación.

8. Utilizar temporizadores.

Hay muchos programas en Internet y en los teléfonos inteligentes que le permiten establecer un "límite de tiempo" para una tarea. El principio es simple: se define un plazo para escribir un documento o realizar un análisis, se lanza el temporizador y se reta a terminar antes de que termine. No suena como mucho, pero es extremadamente motivador.